IBANC - Aan de slag met Taken
Taken maakt het mogelijk terugkerende opdrachten in te plannen.
Om het eenvoudiger te maken terugkerende incasso- of betaalbatches aan te maken, is het vanaf IBANC versie 4.0.0 mogelijk om een taak aan te maken. Hierbij plant u met een vooraf instelbare interval (eenmalig, dagelijks, wekelijks, maandelijks, driemaandelijks, halfjaarlijks of jaarlijks) een aantal batches in. Dit werkt op basis van groepen. De te incasseren of te betalen relaties, zullen in een groep moeten worden ingedeeld.
Hoe werken taken?
Bij het opstarten van IBANC ziet u het tabblad 'Taken' met daarachter tussen haakjes het aantal uit te voeren taken dat de komende maand dient te worden uitgevoerd. Er kunnen meerdere openstaande taken zijn, maar degenen die binnen een maand dienen te worden afgehandeld zijn extra benadrukt.
Aan de slag
Begin met het definiëren van een groep met relaties waarvoor u een incasso- of betaalbatch wilt aanmaken. Dit kan via het scherm 'Groepen' of vanuit het adresboek. Zie voor een toelichting over het gebruik van groepen hoofdstuk 4.4 in de handleiding.
Het 'Taken'-scherm
Selecteer de gewenste interval voor uw in te plannen batches, voor welke rekening de batch is, voor welke groep u een taak wilt plannen en het aantal batches dat u wilt plannen:
Selecteer vervolgens één of meer taken en kies 'Genereer batch'.
De batch zal een uitvoerdatum hebben die is bepaald door het interval en de ingangsdatum van deze specifieke taken:
Tot 5 maanden vooruit
U kunt bij uw bank over het algemeen tot 5 maanden van tevoren een batch aanbieden; het is dus mogelijk om meerdere batches in één keer aan te maken, uit te voeren en bij uw bank in te lezen.
Groepsbeheer
Door het bijhouden van de groep kunt u wijzigingen in uw relaties automatisch correct overnemen in de nieuwe batch. Dit biedt een duidelijk voordeel boven het iedere keer ‘dupliceren’ van een reeds bestaande batch. Een voorbeeld hiervan is contributie innen van een sportschool; leden die zich uitschrijven kunt u uit de groep verwijderen en nieuwe leden juist toevoegen. Op het moment dat u via de ingeplande taak de batch aanmaakt, zullen altijd de op dat moment juiste leden worden geïncasseerd.
Bedrag en omschrijving kan in de groep per relatie worden vastgelegd. Hiermee kunt u dezelfde relatie verschillende bedragen (laten) betalen, door deze in meerdere groepen op te nemen.
