IBANC - Aan de slag met Reconciliatie
Reconciliatie geeft u inzicht in de niet-verwerkte transacties van een door uw bank verwerkte incasso batch.
U herkent het waarschijnlijk wel: soms gaat er een transactie fout, maar het is lastig zoeken bij welke batch het hoorde en waarom het is misgegaan. Om dit voor u eenvoudig op te lossen, hebben wij het mogelijk gemaakt om uitgevallen transacties geautomatiseerd te verwerken. Dit, vanuit bestanden met rekeningafschrift-informatie van de bank (bijvoorbeeld het MT940- of het CAMT.053-bestand).
Bestand met rekeningafschrift informatie van de bank
Momenteel ondersteunen wij bestanden van het type MT940 en CAMT.053. Niet iedere bank kan voor ieder kanaal deze bestandsformaten en informatie aanleveren. Vraag dit bij uw eigen bank na.
Ons advies is om daar waar mogelijk CAMT.053 te gebruiken, aangezien het MT940 Structured-formaat verouderd is en op termijn zal worden uitgefaseerd.
Bestandsformaten uitgelegd:
- MT940
Het MT940 bevat rekeningafschrift-informatie. Dit is een ouder type bestandsformaat, dat is aangepast om ook met SEPA overweg te kunnen. - CAMT.053
Het CAMT.053 bestandsformaat is nieuw geïntroduceerd met SEPA en is het aanbevolen bestandstype. Het bevat net als de MT940 rekeningafschrift informatie, maar dan in XML formaat: gestandaardiseerd en met gedetailleerde informatie. Nog niet iedere bank ondersteunt dit bestandsformaat.
Binnen uw eigen online bankomgeving zijn deze bestanden te downloaden. Tip: download regelmatig uw bankafschriftbestanden; sommige banken bieden deze bestanden slechts maximaal 30 dagen aan als download.
Werking automatische reconciliatie binnen IBANC
Nadat u uw bankafschrift gedownload heeft op uw computer van de periode waarin een batch verwerkt is, gaat u naar 'Bankafschriften' in IBANC.
Het 'Bankafschriften'-venster
Hier klikt u op importeren en kies het gedownloade CAMT.053 of MT940 bestand. Alle transacties van uw rekeningafschrift zijn nu ingelezen.
Ga in IBANC naar Incassobatches en open de batch die u wilt reconciliëren. De 'Reconciliatiestatus' is nu aangepast en de niet verwerkte transacties zijn direct inzichtelijk. U kunt nu de batch in zijn geheel reconciliëren of alleen de geselecteerde transacties.
De volgende stap voor u is om de knop 'Opnieuw inplannen' in te drukken.
De batch handmatig per selectie reconciliëren (zonder CAMT.053 of MT940 IBAN)
U selecteert een aantal transacties (om meerdere transacties te selecteren, houdt u de Ctrl-toets ingedrukt, en klikt u met de muisknop op de te reconciliëren transacties). Vervolgens klikt u op de knop 'Selectie reconciliëren' en kiest u voor 'Teruggeboekt (actie benodigd)'. indien u deze opnieuw wilt inplannen in een batch òf op 'Teruggeboekt (afgehandeld)' als u deze transactie bijvoorbeeld op een alternatieve wijze wilt laten uitvoeren door de relatie.
De verschillende statussen die u handmatig kunt geven aan transacties zijn:
- Ok
- Teruggeboekt (actie benodigd)
- Teruggeboekt (afgehandeld)
- Opnieuw ingepland
- Onbekend
Nadat u bij iedere transactie een status heeft toegekend, klikt u op de knop 'Opnieuw inplannen'. Alleen de status 'Teruggeboekt (actie benodigd)' geeft de mogelijkheid om de optie 'Opnieuw inplannen' te gebruiken. De transacties met de status 'Teruggeboekt (actie benodigd)' zullen in een nieuwe batch worden geplaatst. U kunt nu deze batch afsluiten.
U ziet vervolgens in het incassobatch overzicht dat er een nieuwe batch is ingepland voor u met de transacties die gereconcilieerd zijn. U kunt de batch nog aanpassen alvorens u deze exporteert naar SEPA. Biedt het bestand opnieuw aan bij uw bank ter verwerking.
